Erfaren direktionssekretær til Sekretariat på Københavns Rådhus

Københavnsområdet, Borups Allé 177, 2400 København DK
I Teknik- og Miljøforvaltningens sekretariat på Københavns Rådhus søger vi en kollega, der vil være med til at udvikle København. Sekretariatet understøtter borgmesteren, Teknik- og Miljøudvalget samt direktionens arbejde med at koble visioner og virkelighed sammen i en forvaltning, som længe har stået i spidsen for klimaløsninger, cykeldagsorden, de levende byrum og i det hele taget en byudvikling, hvor mennesker er i centrum.

Vi arbejder tæt på borgmester, direktion og det politiske udvalg i feltet mellem politik og administration. Vi er tæt på den politiske proces, som ofte bliver en del af den offentlige debat.

Vi søger en serviceminded og erfaren sekretær, som sammen med den øvrige direktionsgruppe skal have særligt fokus på:

  • Planlægning af direktionens møder og kalendere
  • Afvikling af direktionens aftaler og opfølgning herpå
  • Bestilling og indhentning af mødemateriale
  • Kvalitetssikring og korrekturlæsning
  • Håndtering af fakturaer og indkøb
  • Diverse ad hoc-opgaver for direktionen og på tværs af sekretariatet
  • Samarbejde med den øvrige forvaltning uden for rådhuset.
Du har erfaring med betjening af øverste ledelsesniveau i en politisk styret organisation, og du har en relevant kontoruddannelse. Du er god til at kommunikere både mundtligt, skriftligt og socialt. Du kan arbejde selvstændigt og koordinere egne opgaver og har gode samarbejdsevner. Du kan identificere andres behov – måske endda før de selv kan. Du kan også fastholde overblikket og følge opgaverne til dørs, selv når der er travlt. Det er vigtigt, at du er superbruger i Office, ikke mindst Outlook, og du har gerne kendskab til elektronisk journalisering og bestilling.

Du vil indgå i forkontorets samlede servicering af direktionen, der lige nu består af to direktionssekretærer og en direktionsassistent. Vi sidder i direktionens forkontor, der er præget af et højt tempo, stort engagement og af, at mange forskellige mennesker kommer forbi i løbet af en arbejdsdag. Din arbejdsdag vil tage udgangspunkt i en række faste opgaver, der understøtter direktionens hverdag, men der vil alt efter dine kompetencer og interesser også være mulighed for tværgående opgaver.

Vi er en arbejdsplads med gode muligheder for personlig og faglig kompetenceudvikling. Vi er 17 kolleger i sekretariatet på Københavns Rådhus, der vægter både det faglige og sociale sammenhold – og gerne i en uformel og hyggelig tone. Vi har flextidsordning, men planlægningen af din arbejdstid vil ske i samarbejde med direktionen og dine kollegaer.

Ansættelsesforhold og yderligere oplysninger
Stillingen er på fuld tid. Løn og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst afhængigt af dine kvalifikationer og efter forhandling med den forhandlingsberettigede organisation.
Stillingen ønskes besat 1. oktober 2019.

Hvis du har spørgsmål om stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Thomas Højlt på 2014 9080 eller direktionssekretær Camilla Karstad på 2491 5740.

Søg via nedenstående link senest onsdag den 17. juli 2019
Vi forventer at afholde samtaler i uge 33.

Ansøg nu

Job info

Firma

Koncernservice og Koncern IT

Telefon nummer

29667631

Arbejdssted

Københavnsområdet, Borups Allé 177, 2400 København DK

Jobannoncen oprettet

12 Jun 2019

Jobannoncen udløber

17 Jul 2019